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Q&A 大学教職員版

USBメモリの紛失に備えて、暗号化されたUSBメモリを使いたいのですが？
各部局で暗号化USBメモリを用意（配付）してください。教育職員は教育研究費で購入してください。暗号化機能のないUSBメモリを利用する際には、データファイルを暗号化するか、パスワードをかけてください。
アルバイト学生を雇ったり、ボランティアに来てもらった人に対しての情報漏えい対策は？
個人情報や学園で知りえた情報を、許諾を得ず、むやみに公開したり、口外しないよう、誓約書を用意し、出入り口でサインをさせてください。
個人情報を学校外に持ち出したいのですが？
原則禁止です。持ち出しが必要な場合には管理者に申し出てください。
大学教員は教員個人の責任において管理してください。ただし、大学教員で大量のデータが記録されたメディア等を学校外に持ち出したり、
学校外からその情報にアクセスする必要がある場合には、必ず事前に各部局の情報漏えい対策検討会議委員に相談してください。
小中学校の授業風景や看護実習の実習生の姿を写真撮影、ビデオ撮影したいのですが、どのような手続きが必要でしょうか？
単に記録として写真撮影する程度であれば、先方の担当者に口頭でその旨を説明し、許諾を得てから撮影してください。ただし、看護実習先の患者や特別支援学校の児童生徒が映るような撮影は許可がおりない場合があります。許可がおりた場合でも、患者や児童生徒の氏名や顔にぼかし処理を加えるなど個人情報保護処理が必要であると思われます。一方で、学校や実習の写真、ビデオを、大学の授業や学会、広報等で公表する場合、口頭ではなく、撮影する前に、撮影対象、時間、場所、利用目的（情報共有の範囲）、保存期間、情報削除等について説明する文書と撮影許可依頼書を先方に提出し、許諾を得てください。個人情報の保護に関する誓約書にサインを求められることもあります。許諾が得られない場合、撮影しないでください。
学校のサーバに個人情報を保存していることは絶対に安全だと言えますか？
コンピュータシステムに限らず、社会のあらゆる制度やシステムに絶対に安全である（ゼロリスク）ものは存在しません。必ずリスクがあります。パスワードの管理や機器管理等をしっかり行ってください。
個人所有のパソコン等を学校内に持ち込んでもよいですか？
校務や教務（成績処理や名簿処理等）は個人のパソコンでは行わないようにしてください。授業用教材の作成や掲示等の使用に限定してください。
電子メールの利用上の注意点を教えてください。
電子メールは、その内容に個人情報が含まれる場合には配慮が必要です。まず、電子メールアドレス自体も個人情報です。宛先やCC欄に、複数の電子メールアドレスを入力して送信すると、それだけで個人情報が漏えいしたことになります。複数の電子メールアドレスへの送信が必要な場合には、BCC欄に電子メールアドレスを入力して送信してください。また、ファイルを開封するためのパスワードを電子メールで送信することは推奨されません。しかし、便宜上、どうしても電子メールでのパスワード送信が必要な場合には、ファイルとは別途のメールで送信してください（これは極力避けてください）。
教授会の前に配付されるPDFファイルには多くの個人情報がありますが、どのように扱えばよいですか？
必要な部分は印刷する、ないし、別途保存する等して、個人情報を含むPDFファイルは会議後に削除してください。なお、今後、情報漏えい対策検討会議では、会議資料等について、個人情報の掲載、未掲載ページをファイルで分ける等の措置を推進する等、みなさんに極力ご負担をかけない方法を検討していく予定です。
SNSを活用する時に注意することはありますか？
教職員は、学園と守秘義務契約を結んでいると見なせます。したがって、会議資料の議題、事案は、それが公表される以前にSNS等への情報掲載はできません。また、個人の写真や情報を掲載する際には、本人から許諾を得てください。法人や個人の名誉や人権を毀損しないよう配慮し、批評を超えた誹謗中傷、暴言の書き込みは控えてください。なお、たとえ真実の情報を書き込んだとしても、名誉毀損罪は成立します。
答案用紙等個人情報が含まれており、しかも量が多いものの処分方法は？
量に関わらず個人情報が記載された用紙等は必要がなくなった時点（評価終了等）で、シュレッダーまたは溶解処理により処分してください。
成績を郵送する場合に事故が起きるかもしれないのですが？
所定の封筒を利用し、必ず指定の方法（書留等記録が残る方法）で送付してください。
ゼミの学生の個人情報等、個人的に集めた情報はどのように扱えばよいでしょうか？
該当学生の卒業後に削除してください。卒業後の私的活用（個人的な連絡のやりとり）は、強要せず、本人に同意を得てください。ストーカーやセクハラと疑われないよう注意が必要です。
クラウド上に個人情報を保存することは、情報漏えいにつながりますか？
クラウドが特段にセキュリティが甘いわけではありません。他のパソコンソフトウェアやサービスと同じように、パスワードの管理、機器管理、ウィルス対策をしっかり行ってください。
履修者名簿（仮名簿と本名簿）をどのように扱えばよいですか？
保育士養成課程の本名簿以外の履修者名簿については、一定期間保存後、速やかにシュレッダーにより処分してください。
実習等を行う学生に対してどのような指導が必要ですか？
実習前のゼミやオリエンテーション等の際に、実習で知りえた情報を口外しない、実習中に、日誌や記録簿、情報メディア、情報機器の置き忘れや紛失に注意するよう必ず指導してください。一斉オリエンテーションを開催する際に、実習生に誓約書（守秘義務契約を交わす）にサインさせ、情報保護意識を高める指導をするとよいでしょう。